3.4 Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid college
In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen, en de vastlegging daarvan in de jaarrekening, overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Die relevante wetgeving is vastgelegd in het normenkader, vastgesteld in de raadsvergadering van 12 november 2025. Van rechtmatigheidsfouten wordt gesproken wanneer de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet (volledig) is nageleefd.

In de financiële verordening 2025 (art. 9) is vastgelegd dat:

• de hoogte van de verantwoordingsgrens twee procent van de totale lasten bedraagt (exclusief toevoegingen aan de reserves);
• afwijkingen groter dan € 200.000 worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Bij een omvang van € 370 miljoen bedraagt de verantwoordingsgrens van twee procent € 7,40 miljoen. Komt het bedrag aan afwijkingen boven de € 7,40 miljoen uit, dan dient het college de afwijkingen op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Beheersing van het frauderisico
Het risico op fraude en corruptie is een risico waar iedere organisatie mee te maken kan krijgen. Amstelveen kent een gestructureerde, planmatige en kosteneffectieve aanpak om frauderisico’s te voorkomen en op te sporen. De stappen zijn in onderstaande figuur weergegeven (met de klok mee).

Een externe partij heeft in 2023 het integriteitsbeleid (waaronder fraude) beoordeeld waarbij is geconcludeerd dat het Amstelveense beleid voldoet aan de wettelijke verplichtingen en er een goed fundament ligt.

Naast maatregelen om integriteitsschendingen te voorkomen heeft de gemeente ook maatregelen getroffen om fraude te ontdekken. Wanneer een vermoeden van fraude of corruptie bestaat dan wordt dat vermoeden onderzocht door het interne ‘Meldpunt Integriteit’.

In het afgelopen jaar hebben zich geen fraude-/corruptiegevallen voorgedaan.

Op basis van de uitgevoerde controles is een bedrag van € 2,7 miljoen aangemerkt als niet-rechtmatig. In 2024 bedroeg de onrechtmatigheid € 4,9 miljoen. De onrechtmatigheid 2025 bestaat uit de volgende onderdelen:

1. € 2,2 miljoen heeft betrekking op inkoop en aanbesteding (2024: € 4,1 miljoen);
2. € 0,4 miljoen heeft betrekking op toegekende jeugdhulp waar volgens de wet geen juridische basis voor was (terwijl de zorgbehoefte wel evident was) (2024: € 0);
3. € 62.000 heeft betrekking op begrotingsonrechtmatigheid (2024: € 0,8 miljoen).

Hieronder worden twee niet-rechtmatige onderwerpen toegelicht.

Ad 1. Niet Europees aanbesteden van opdrachten
Beschrijving van de fouten
Op een gezamenlijke inkoopwaarde van zo’n € 134 miljoen is een bedrag van € 2,2 miljoen aangemerkt als niet rechtmatig. Het betreft inkopen waarbij de opdrachtwaarde de Europese drempel overschrijden. De drempel bedraagt € 221.000 voor leveringen en diensten en € 5,5 miljoen voor werken. In 2025 is bij 19 van de 3.400 leveranciers niet conform de Europese richtlijnen ingekocht.

Een deel van de onrechtmatigheid komt voort uit onrechtmatige inkopen die doorlopen uit voorgaande jaren. Het gaat hierbij om een bedrag van € 0,75 miljoen (9 leveranciers). Daarnaast is in 2025 een bedrag van € 1,5 miljoen aan nieuwe onrechtmatigheid ontstaan (10 leveranciers).

Oorzaak
Rechtmatig inkopen is het uitgangspunt binnen het gemeentelijk handelen. Een aantal relevante maatregelen is getroffen om die rechtmatigheid te waarborgen, waaronder:
Inkopen met een waarde groter dan € 25.000 moeten door inkopende afdelingen vooraf worden gemeld bij team Inkoop;

• Team Inkoop toetst de voorgestelde inkoopprocedure (onderhands, Europees etc.);
• Voorgenomen afwijkingen van regelgeving worden voorgelegd aan directie en wethouder Inkoop;
• Tussentijds en per jaareinde vindt een controle plaats op de juiste naleving van procedures en regelgeving.

Hoewel uitgangspunten, procedures en regelgeving helder zijn, is het dus in het afgelopen jaar in 10 gevallen niet conform die procedures en regelgeving verlopen. Het afgelopen jaar heeft een aantal maal de afweging voorgelegen tussen rechtmatig inkopen en het kunnen continueren van de dienstverlening. Op casusniveau is een afweging gemaakt en gezocht naar een oplossing. Van de 10 nieuwe gevallen in 2025, zijn er 4 in hetzelfde jaar opgelost. Deze 4 gevallen vertegenwoordigen een bedrag van € 0,5 miljoen.

De onrechtmatige inkopen vanuit 204 en eerder zijn in de loop van 2025 vrijwel volledig gestopt. Dit door opdrachten waar mogelijk stop te zetten of via een openbare procedure opnieuw aan te besteden.

Verbeterpunten om fouten in de toekomst te voorkomen:
Aanvullend op de hiervoor beschreven bestaande beheersmaatregelen treffen we de volgende maatregelen om bestaande onrechtmatigheid uit 2024 af te bouwen, dan wel nieuwe te voorkomen:

• De onrechtmatige inkopen of inkopen die op termijn onrechtmatig kunnen gaan worden, worden voorgelegd aan de directie en vervolgens aan de portefeuillehouder Inkoop. De inkopen worden voorzien van een voorgestelde oplossing (inkoop beëindigen, opnieuw aanbesteden, accepteren etc.). Alleen die onrechtmatigheden worden geaccepteerd waarbij de continuïteit van de dienstverlening ernstig in gevaar komt, inwoners er negatieve consequenties door kunnen ervaren of het mogelijk grote negatieve politiek bestuurlijke consequenties kan veroorzaken;
• Striktere beheersing vanaf 2025 op de toepassing van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) leidt ertoe dat alle bestaande en nieuwe inhuurcontracten zijn beoordeeld op de feitelijke arbeidsrelatie en in voorkomende gevallen zijn beëindigd. Dit brengt met zich mee dat ook vanuit fiscale wetgeving rechtmatige inhuur wordt bevorderd en dat inhuurmedewerkers in een aantal gevallen in dienst zijn getreden. Ook hierdoor is het risico op  onrechtmatige inkoop afgenomen.

Ad 2. Toekennen van jeugdhulp zonder wettelijke grondslag
Beschrijving van de fouten:
De Jeugdwet is voor jeugdigen tot 18 jaar. Wanneer een jeugdige 18 jaar wordt, stopt in principe de jeugdhulp. Vanaf die leeftijd kan een (dan volwassen) inwoner zorg ontvangen vanuit andere wetten. Onder in de Jeugdwet genoemde voorwaarden kan een uitzondering worden gemaakt voor jeugdigen tussen de 18 en 23 jaar (‘verlengde jeugdhulp’).

Een negental Amstelveense inwoners ontving zorg op basis van de Jeugdwet toen zij nog minderjarig waren en die zorg liep door nadat zij 18 jaar werden. Zij voldoen strikt genomen niet aan de voorwaarden voor verlengde jeugdhulp. Wel is duidelijk dat deze personen nog steeds zorg (van de gemeente) nodig hebben. Om deze kwetsbare jongeren niet tussen de wal en het schip te laten vallen zijn de kosten voor deze zorg beschikt en vergoed vanuit jeugdhulpbudget op basis van een collegebesluit van 10 september 2024 inzake zorgcontinuïteit voor jeugdigen die volwassen worden. Een ander besluit zou een dermate onwenselijke situatie teweegbrengen voor de jeugdigen dat op grond van de menselijke maat is besloten dit zo te doen. De ingezette voorzieningen na de 18 ^e verjaardag hebben geen jeugdwet grondslag en daarom zijn de kosten van € 449.00 aangemerkt als niet rechtmatig.

Oorzaak en verbeterpunten:
De belangrijkste oorzaak voor het niet kunnen afsluiten van gemeentelijke jeugdwet-zorgvoorzieningen voor inwoners die volwassen zijn geworden, ligt in de problemen in de doorstroom naar vervolgzorg. In het bijzonder voorzieningen als beschermd verblijf en in mindere mate begeleid thuis, waar de centrumgemeente in moet voorzien, kennen wachtlijsten. Dit komt omdat de middelen die Amsterdam van het rijk ontvangt voor MOBW niet toereikend zijn om in de vraag te voorzien. Bovendien is Amstelveen afhankelijk van de voortgang en van de kwaliteit van de afhandeling van aanvragen door de centrumgemeente. Zo lang als de wachtlijsten bij de voorzieningen van de centrumgemeente er zijn, is er geen oplossing voor de situatie, anders dan eventueel een boekhoudkundige correctie.

Amstelveen werkt met de gemeenten in de regio waarin Amsterdam de centrumgemeente is aan verbetering van de beschikbaarheid van en aan verbetering van de doorstroom uit de voorzieningen van de centrumgemeente. Bij die uitstroom doet zich echter een vergelijkbare opstopping voor (vanwege een tekort aan woningen).

De overgang van zorg bij het volwassen worden is een erkend probleem. Naast de wisseling van zeggenschap (van ouder/voogd naar de jongvolwassene) maken de overgang van stelsel (Jeugdwet naar Wmo) en van financier (bijv. gemeente naar centrumgemeente) en de overgang van de ene naar de andere zorgaanbieder (jeugdzorgaanbieder naar aanbieder voor zorg voor volwassenen) dit een moeilijk integraal te beïnvloeden situatie. De problemen zijn vaak casus-specifiek en kunnen zich bovendien ook voordoen bij overgang van Jeugdwet naar andere stelsels zoals Zorgverzekeringswet en Wlz. In het licht van de Hervormingsagenda Jeugd is juist (ook) de taak van gemeenten om de overgang naar volwassenheid zo soepel mogelijk te laten verlopen en om de zorgcontinuïteit voldoende te borgen. Met het oog op het welzijn van de jeugdigen/jong volwassenen is dit geen keuze, maar een gebrek aan opties.

De wachttijd van de jongvolwassenen kan nog langer zijn doordat jeugdzorgaanbieders, gecertificeerde instellingen of het gemeentelijk lokaal team niet tijdig op zoek gaan naar vervolghulp. Zeker bij de externe partijen is hier sprake van, terwijl zij hierin een belangrijke rol hebben. Via verscherpte aansturing proberen wij de aandacht voor de overgang te vergroten. Tevens richten wij in de werkprocessen met controlelijsten en dergelijke de aandacht specifiek op deze casuïstiek.
In 2026 zullen wij op basis van nog in te winnen advies de mogelijkheden verkennen t.a.v. de vraag hoe deze kosten worden geboekt. Indachtig het genoemde collegebesluit staat voorop dat de inwoner die zorg nodig heeft, deze ook krijgt.

Ad. 3 Overschrijding van begrotingsposten
Beschrijving van de fouten
Uitgaven en inkomsten moeten passen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde begroting op het niveau van de te onderscheiden programma’s. Artikel 5 lid 1 van de Financiële verordening 2023 geeft aan: “De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.”. Bedragen die hoger zijn dan de geautoriseerde begrotingsposten leiden tot onrechtmatigheid. Deze lasten zijn namelijk buiten het budgetrecht van de raad tot stand gekomen.

Uitgangspunt is dat iedere begrotingsoverschrijding in beginsel onrechtmatig is. Dat is ook zo opgenomen in artikel 11 lid 3 van de financiële verordening 2023. Artikel 11 lid 4 bepaalt echter dat in de volgende gevallen de begrotingsoverschrijdingen op voorhand wel als acceptabel worden aangemerkt:

1. budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door directgerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet;
2. budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen;
3. budgetoverschrijdingen die optreden na 1 oktober, passend binnen de beleidskaders maar waarvoor geen begrotingswijziging meer kan worden aangeleverd bij de raad voor het begrotingsjaar, zoals bijvoorbeeld het actualiseren van voorzieningen;
4. afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren.  

Op programma 3 ‘Economie en Duurzaamheid’ is € 55.000 meer uitgegeven dan door de raad geautoriseerd. Het betreft meerdere kleinere posten. Deze vallen niet onder de categorie  ‘acceptabele overschrijdingen zoals hierboven beschreven. Op het krediet voor de grondbank heeft een overschrijding plaatsgevonden van zo’n 7.000 euro.

Oorzaak en verbeterpunten:
De overschrijdingen zijn tussentijds niet met de raad gedeeld, omdat deze onder de rapportagegrens van € 100.000 blijven, zoals genoemd in art 6 lid 2 van de Financiële verordening: “ In de tussentijdse rapportages worden (verwachte) afwijkingen per onderwerp op de geraamde baten en/of de lasten groter dan 100.000 euro toegelicht, alsmede lagere financiële afwijkingen en inhoudelijke afwijkingen die bestuurlijk relevant zijn .”

Daarmee ontbrak ook de grond om de begroting aan te passen.